Schweigen ist Silber, Reden ist Gold. Moment mal, da stimmt doch etwas nicht, oder? Müsste es nicht „Reden ist Silber, Schweigen ist Gold“ heißen? Finden wir nicht. Jedenfalls dann, wenn es um gelungene Kommunikation im digitalen Zeitalter geht. Schließlich ist (fast) nichts zeitfressender und anstrengender als ein waschechtes Missverständnis, welches wir durch direkte Kommunikationswege hätten vermeiden können. Aber Achtung! Analoge sowie digitale Kommunikation will gelernt sein – besonders in Konfliktsituationen, Verhandlungen oder in agilen Teams. Wir haben Tipps zusammengestellt, wie Sie mit genau den richtigen Worten genau die richtigen Inhalte transportieren.
Das Eisberg-Modell: Kommunikation mit mehr als nur Worten
Communication is key – heißt es immer so schön. Und doch ist gute Gesprächsführung manchmal so schwierig, wie eine Kreuzfahrt durch die Antarktis. Passend dazu möchten wir Ihnen heute das Eisbergmodell vorstellen. Es stammt ursprünglich aus der Psychologie und der Pädagogik, lässt sich aber auch ohne Probleme auf die Kommunikationsstrukturen in Institutionen, Vereinen und Organisationen anwenden.
Darum geht´s: Das Eisbergmodell besagt, dass die zwischenmenschliche Kommunikation zu 20 % aus rationalen Informationen (Zahlen, Daten, Fakten, eindeutige Aussagen) und zu 80 % aus Instinkten, Gefühlen, Trieben, Erfahrungen oder Traumata besteht. Die Sachebene macht also einen bedeutend kleineren Teil unserer Kommunikation aus als die Beziehungsebene. Oder anders ausgedrückt: Wir kommunizieren zu 20 % bewusst, zu 80 % unbewusst und nonverbal.
Was bedeutet das für uns? Damit Botschaften so ankommen, wie wir sie meinen, reichen Worte nicht immer aus. Eine eindeutige Körpersprache, Blickkontakt, die Tonlage und die Betonung einzelner Wörter oder Sätze unterstreichen Gesagtes nachhaltiger, als uns manchmal bewusst ist. Unser Tipp: Einfach mal drauf achten und sich selbst, aber auch Kolleg:innen dafür sensibilisieren, wie sich unsere Worte, Mimik, Gestik und unsere Körpersprache bedingen.
Tipps für effektivere Kommunikation und Austausch in agilen Strukturen
Viel reden hilft viel? Nun ja, zielgerichtet sollte es in Meetings und Austauschformaten schon zugehen. Zeit für einen kurzen Plausch über das gute Wetter, die Wochenend-Aktivitäten oder den letzten Urlaub sollen und dürfen Sie sich selbstverständlich nehmen. Die Betonung liegt hier allerdings auf „kurz“. Denn je strukturierter Sie Meetings führen, desto zielführender und effektiver sind sie. Besonders in agilen Teams, aber auch in konservativen Hierarchiegebilden bieten sich folgende Formate an:
- (Virtuelle) Standups
Analog im Stehen, digital mit Einsicht in ein virtuelles Whiteboard veranstaltet, tauschen Sie sich kurz und knapp über bisherige Ergebnisse oder Arbeitsschritte, eventuelle Schwierigkeiten und Lösungsvorschläge sowie kommende To dos aus. In 15 bis 20 Minuten wird somit das gesamte Team engmaschig „synchronisiert“.
- Retrospektiven
Retrospektiven sind regelmäßige, geschützte Meetings, in denen das Team reflektiert, wie es gearbeitet hat, welche Prozesse sich verbessern lassen und wie die Qualität der Arbeit insgesamt ist. Davon abgeleitet werden „Sofort-Maßnahmen“, die konkrete Fragen thematisieren: Wer? Was? Wann? Der Vorteil: Probleme oder Fehler, die sich in bestimmten Projektphasen einschleichen, können dank einer ehrlichen Retrospektive in der darauffolgenden Phase vermieden oder ausgebessert werden.
Um digitale oder hybride Meetings sowohl für Teilnehmer:innen vor Ort, als auch für virtuell Zugeschaltete ertragreich zu gestalten, empfehlen wir:
- Distanz verringern durch eine kurze Vorstellungsrunde zu Beginn des Meetings.
- Briefingunterlagen im Vorfeld verschicken und zu Beginn des Meetings Verständnisprobleme oder Anmerkungen abfragen.
- Rollen verteilen und klar kommunizieren – wer führt durch das Meeting, wer ist für die Technik verantwortlich, wer behält die Zeit im Auge, wer führt Protokoll?
- Eine Agenda vereinbaren und längere Redebeiträge im Vorfeld planen.
- Darum bitten, während Wortmeldungen die restlichen Mikrofone auszuschalten, um Ablenkung durch Nebengeräusche zu vermeiden.
- Tools zur Kollaboration und Interaktion nutzen. Dazu zählen (virtuelle) Flipcharts, digitale Post-its und Chats, in denen Fragen notiert werden können.
Konflikte mit guter Kommunikation schneller lösen
Ehe wir uns versehen, werden manchmal aus Meinungsverschiedenheiten oder Missverständnissen, die im persönlichen Umgang miteinander oder im digitalen Raum entstehen, Diskussionen, Konflikte oder gar handfeste Streits. Oftmals überschlagen sich in solchen Situationen die Emotionen. Reaktionen oder Handlungen, die gefühlsgesteuert sind, sind auch völlig normal und menschlich. Besonders innerhalb gefestigter Teamstrukturen halten sie jedoch meist eher auf, als dass sie voranbringen. Mit gezielter Konfliktkommunikation hingegen lassen sich Auseinandersetzungen professionell, schnell(er) und im besten Fall sogar zielführend aus der Welt schaffen:
- Die „Ich-Form“ benutzen
„Du“-Botschaften wirken in aufgeheizten Konfliktmomenten wie ein verbaler Angriff. Nutzen Sie die „Ich-Form“, platzieren Sie Ihre Botschaft, eröffnen aber gleichzeitig Raum für eine konstruktive Diskussion.
- Ausreden lassen
Durchatmen, zuhören, ausreden lassen und Zeit für die eigene Antwort nehmen. Wer das Tempo aus Diskussionen herausnimmt, fährt seltener in eine Sackgasse und geht respektvoll mit seinem Gegenüber um.
- Verständnis aufbringen
Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Gesprächspartners und reagieren Sie empathisch und verständnisvoll, machen aber dennoch Ihren Standpunkt klar, nehmen Sie dem Konflikt den Wind aus den Segeln und finden schneller gemeinsam Lösungen.
- Nachfragen
Vergewissern Sie sich, dass Sie das Problem oder die Meinung Ihres Gegenübers genau verstanden haben. Nur so lassen sich Missverständnisse vermeiden und Konflikte verkürzen.
- Die Körpersprache kontrollieren
Ihre Stimme wird lauter, Ihre Hände verkrampfen und Ihre Mimik „friert“ ein. Nonverbale Signale wie diese verschärfen Konflikte meist und sorgen für eine automatische Abwehrhaltung bei Ihrem Gesprächspartner. Versuchen Sie, sich bewusst zu kontrollieren und zu entkrampfen. So stecken Ihnen Diskussionen oder Streits im Nachgang auch nicht so sehr „in den Knochen“.
Analoge sowie digitale Kommunikation ist eine Kunst, die wir oftmals erst erlernen müssen. Dafür ist es hilfreich, unsere eigenen Muster, Vorlieben und „Marotten“ zu kennen sowie bewusst zu steuern. Wem das (zurecht) schwerfällt, tut gut daran, Expert:innen zu Rate zu ziehen. Beispielsweise jene aus unserem Netzwerk. Ob in Teams, Abteilungen oder ganzen Organisationen und Vereinen – wir vermitteln grundlegende Kompetenzen, erklären moderne Kommunikation und geben Tools (unter anderem aus der agilen Welt) an die Hand, die Sie und Ihre Kolleg:innen aktiv bei einem gewinnbringenden und zielführenden Austausch miteinander unterstützen.
Sie möchten uns für eine Zusammenarbeit anfragen? Senden Sie uns Ihre Anfrage über unser Kontaktformular oder kontaktieren Sie uns direkt telefonisch unter +49 (0) 62 01 / 49 47 484. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.
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