Wer agil arbeitet, ist flexibel, proaktiv und handelt auf Basis von Intuition und Partizipation. So die Theorie. In der Praxis haben viele Unternehmen, Organisationen und Teams allerdings erst einmal Schwierigkeiten, agile Strukturen anzunehmen und agile Methoden umzusetzen. Dabei ist die Agilität als Wesensmerkmal des Megatrends New Work eine hervorragende Möglichkeit, prozess- und projektorientierter zu agieren und effizienter zu arbeiten – und das auch in Vereinen und gemeinnützigen Organisationen. Diese profitieren auf Grund ihrer flachen Hierarchien im Bereich der Mitglieder und Ehrenämtler meist sowieso von eher kurzen Kommunikations- und Dienstwegen. Aber wie sieht es in der Führungsetage aus? Eine gute Gelegenheit, den Vorstand ins Visier zu nehmen und auch diesen agil aufzustellen. Welche Vorteile die innovative (Neu)Aufstellung mit sich bringt, haben wir kurz und übersichtlich zusammengefasst.
Der Vorstand als agiles Team – das sind die Vorteile
Agile Strukturen zielen darauf ab, nicht nach „Lehrbuch-Methoden“ vorzugehen, sondern sich konkret und immer wieder aufs Neue an dem jeweiligen Problem, der entsprechenden Situation und aktuellen Entwicklungen zu orientieren. Agilität bedeutet somit immer auch, sich anzupassen – und das in einem bestimmten, meist eher kleinen Zeitrahmen. Einer der vielen Vorteile eines agil aufgestellten Vorstands ist deshalb die schnellere Problemerkennung und der Wille zur kontinuierlichen Verbesserung beziehungsweise Lösung bestehender Prozesse und Probleme. Handelt der Vereins- oder Organisationsvorstand flexibel und schnell, kann auch auf operativer Ebene flexibel und schnell reagiert und agiert werden. Die Folge? Eine bessere Struktur der gesamten Vereinsorganisation – initiiert von der Führungsetage.
Einer der wesentlichen Vorteile einer agilen Arbeitsweise ist somit also die Erhöhung der Anpassungsfähigkeit. Und wer sich anpassen kann, hält mit oder geht sogar voraus. Dabei geht es allerdings nicht darum, sich dem Mainstream anzupassen und „mit dem Strom zu schwimmen“. Viel mehr gilt es, die drei Dimensionen einer agilen Organisationsstruktur, nämlich die Teammitglieder als innere Umwelt, das gesamte Team als System und Organisationseinheit sowie die Organisation oder der Verein und das spezifische Umfeld als äußere Umwelt, möglichst geschickt und effizient miteinander zu verzahnen, um somit die Möglichkeit für Weiterentwicklung über alle Ebenen hinweg zu schaffen.
Wir statt Ich: Agilität beginnt beim gemeinsamen Mindset
Eine agile Zusammenarbeit erfordert als Voraussetzung immer erst einmal den Aufbau eines agilen Mindsets. Denn wie so oft gilt: Nur wo ein Wille ist, ist auch ein Weg. Um also den Vorstand, später aber auch den gesamten Verein und die gesamte Organisation agil aufstellen zu können, sollte jedes Vorstandsmitglied, jedes Vereinsmitglied und jeder ehrenamtlich Engagierte über agiles Wissen verfügen, Agilität verstehen und die Bereitschaft aufweisen, agil zu arbeiten und zu handeln. Die gemeinsame Ausrichtung ist somit die Basis für neue, agile Strukturmodelle. Geeignete Reflexionsfragen für den Aufbau eines gemeinsamen Mindsets können sein:
- Was treibt uns als Organisation an – was machen wir hier?
- Was benötigt jedes Teammitglied, um gute Arbeit leisten zu können und zufrieden zu sein?
- Welche Voraussetzungen und Bedingungen ergeben sich für den Gesamtkontext daraus?
- Welche Kompetenzen sind im Vorstand, im Team und schließlich in der gesamten Organisation vorhanden – und welche Kompetenzen fehlen noch?
- Welche Werte umfasst das gemeinsame Leitbild – auf welchen Werten soll die Vereins- und Organisationsarbeit generell basieren?
Ausgehend von den erarbeiteten Antworten und Resultaten können in einem nächsten Schritt Regeln für die Zusammenarbeit festgelegt und dabei ganz gezielt auf die Bedürfnisse und Anforderungen aller beteiligten Akteure eingegangen werden.
Agilität bedeutet Teamarbeit – Schwarmintelligenz nutzen neu gedacht
Schwarmintelligenz klingt zunächst einmal nach viel ungeordnetem Wissen aus unterschiedlichen Richtungen – kann allerdings geordnet und strukturiert ein echter Erfolgsmotor für eine agile Zusammenarbeit sein. Denn bringen alle Teammitglieder ihre individuelle Expertise gezielt ein, agieren sie als wichtige Multiplikatoren, die gemeinsam ein stimmiges, authentisches und erfolgreiches Produkt kreieren können. Ob auf Vorstands- oder Projektebene – die Bildung von Ressorts und Projektgruppen hilft dabei, Aufgabengebiete zu sammeln, Aufgaben zu priorisieren und Expertise gezielt dort einzusetzen, wo sie benötigt wird.
Unser Tipp: Genau wie bei einer komplizierten Rechnung hilft es auch bei der agilen Projektarbeit, Zwischenschritte sowie Zwischenergebnisse festzuhalten. Welche Kompetenzen braucht es für welche Projektphase? Wann ergeben sich welche Schnittstellen zu anderen Bereichen? Und wie verändern sich die (Teil-)Aufgaben der Teams und Ressorts in den jeweiligen Projektphasen?
Um agile Strukturen zu festigen und anzuwenden, empfehlen wir nützliche Tools und Methoden. Dazu zählen die Arbeit mit einem digitalen Whiteboard, die gemeinsame Visualisierung von Zielen, Prozessen und Visionen, regelmäßige „Dailies“, „Standups“ und „Jour Fixe“-Termine, regelmäßige Retrospektiven (beispielsweise nach jeder abgeschlossenen Projektphase), die Neuaufstellung von Teams je nach Projektphase, die Organisation von kreativen Barcamp-Terminen und die Fokussierung auf feste Regeln für die Zusammenarbeit in der gesamten Organisation, auf Vorstandsebene und in den Projektteams.
Unser Fazit: Agilität ist kein Selbstläufer – viel mehr bedarf es Sprinter, Langstrecken- und Hürdenläufer, Parcours-Profis und Staffel-Experten, die eine gemeinsame Vision teilen: die Ziellinie überqueren – und das ganz ohne Blessuren, Verletzungen oder Verluste.
Um das große, gemeinsame Ziel zu erreichen, bedarf es manchmal allerdings auch Hilfe von einem Trainer oder Coach. Eine Rolle, die wir gerne übernehmen und Vereine sowie Organisationen dabei unterstützen, sich auf Vorstandsebene oder auch als Gesamtkonstrukt agil aufzustellen. In unserer Leistungsrubrik „Zukunftskompetenzen“ finden Sie weitere Informationen zu unserem Angebot und können sich über unser Kontaktformular jederzeit an uns wenden.
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